Tietosuojailmoitus: Työntekijöiden henkilötietojen käsittely

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/379, artiklat 13 ja 14)

Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin, mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietojasi ja miten niitä käsittelemme. Henkilötieto on tietoa, josta sinut voidaan suoraan tai epäsuoraan tunnistaa.

Mihin henkilötietojesi käsittely perustuu?

Käsittelemme henkilö- ja työsuhdetietojasi työsuhteen ylläpitoa ja kehittämistä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen tehtäväämme työnantajana, työntekijän ja työnantajan välisen työsopimuksen täytäntöönpanoon, työntekijän oikeutettuihin etuihin sekä työntekijän antamaan suostumukseen.

Käsittelyn perusteena ovat mm. seuraavat lait:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Työsopimuslaki (55/2001)
• Työaikalaki (605/1996)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (L1050/2018)

Mitä henkilötietojasi käsittelemme ja mihin tarkoitukseen ?

Käsittelemme tehtäviemme hoitamisen kannalta vain tarpeellisia henkilötietoja. Näitä ovat työntekijän henkilö- ja yhteystiedot, pankkitilitiedot,  työsuhdetiedot, palkkatiedot, poissaolo- ja lomatiedot, tehtävänkuvat, työhistoria, tutkinnot ja muut opinnot, henkilöstökoulutukset sekä muut työsuhteen ylläpitoon ja osaamisen hallintaan liittyvät tiedot.

Käsittelemme tietojasi henkilöstö- ja työsuhdeasioiden suunnitteluun, hoitoon, seurantaan, kehittämiseen, raportointiin ja tilastointiin.

Mistä saamme henkilötietosi?

Saamme käsittelyssä tarvittavat tiedot etupäässä työntekijältä itseltään. Tietoja saadaan myös verottajalta ja oman organisaation sisältä.

Tiedot voivat olla myös ammattikorkeakoulun IT-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai ammattikorkeakoulun käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kamera- ja kulunvalvonta).

Kenelle henkilötietojasi luovutetaan?

Luovutamme tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä työsuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoitoa varten, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin olet antanut suostumuksen.

Näitä ovat mm. verottaja, Kela, eläkevakuutusyhtiö, sopimuskumppanit (palkanmaksu, työterveyshuolto), työntekijöiden ay-liitot, ulosottoviranomainen.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden palkka- ja työaikatietoja luovutetaan OKM:lle, hankkeiden rahoittajille ja muille viranomaisille.

Anonymisoituja tilastotietoja luovutetaan Sivistystyönantajille, OKM:lle ja Tilastokeskukselle.

Henkilöstörekisteristä voidaan lisäksi luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten erillisen tutkimuslupamenettelyn kautta.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietojasi ei lähtökohtaisesti siirretä.

Joissakin poikkeustapauksissa mm. kansainvälisten työkomennusten tai joidenkin palveluiden käytön yhteydessä henkilötietoja voidaan joutua siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehditaan henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytysajat määräytyvät lainsäädännön vaatimusten, Kansallisarkiston päätösten ja Vaasan ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Huolehdimme henkilötietojesi käsittelyssä aina siitä, että yksityisyyttäsi ei vaaranneta sekä siitä että, tietojasi säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto

• Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
• Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus nähdä vain sellaisia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee.
• Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

• Palvelinlaitteiden ylläpidon vastuu on rekisterinpitäjän tietohallinnolla. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille.
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla. Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien mukaan.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa?

Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 10.8.2023.