Tietosuojailmoitus: opiskelijoiden henkilötietojen käsittely

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/379, artiklat 13 ja 14)

Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin, mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietojasi ja miten niitä käsittelemme. Henkilötietoa on kaikki se tieto, josta sinut voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.

Mihin henkilötietojesi käsittely perustuu?

Henkilötietojesi käsittely perustuu Vaasan ammattikorkeakoulun lakisääteiseen tehtävään ja opiskelijoiden oikeutettuun etuun suorittaa opintojaan sekä hyödyntää opiskeluun liittyviä etuisuuksia ja palveluita.

Käsittelyn perusteena ovat mm. seuraavat lait ja asetukset:

• Ammattikorkeakoululaki (L932/2014)
• Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (A1129/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (L884/2017)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (L621/1999)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (L1050/2018)

Mikäli tietojasi halutaan käyttää muuten kuin perustuen lakiin tai oikeutettuun etuun, pyydetään sinulta suostumus.

Mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• opiskeluoikeutesi toteuttamiseen ja opetuksen järjestämiseen
• opiskelijatietojesi hallinnointiin
• opintoihisi liittyvään neuvontaan, ohjaukseen ja tukeen
• opintosuoritustesi ja suorittamiesi tutkintojen hallintaan
• opetuksen kehittämiseen
• opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseen
• lakisääteisen seuranta-, raportointi- ja tilastointivelvollisuuden toteuttamiseen

Lisäksi voimme käyttää tietojasi:

• tieteelliseen tutkimukseen  (rekisterinpitäjälle osoitetun erillisen tutkimuslupamenettelyn kautta)
• markkinointiviestintään, mikäli olet antanut siihen suostumuksen

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietojasi tuottaaksemme laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen palvelut. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistamme opiskelijoiden oikeusturvan ja ammattikorkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutumisen. Käsittelemme tehtäviemme hoitamisen kannalta vain tarpeellisia henkilötietoja.

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• Opiskelijan yksilöinti-, yhteys- ja taustatiedot
• Opiskelutiedot (esim. koulutus, tutkinto, opintojen laajuus, opiskeluoikeusaika, lukukausi-ilmoittautumiset, lukuvuosimaksuvelvollisuus)
• Tentteihin ja opintojaksoille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
• Opintosuoritukset ja niiden arvioinnit
• Opiskelijan henkilökohtaisen oppimissuunnitelman tiedot sekä ohjaamiseen ja tukemiseen liittyvät tiedot
• Harjoittelut ja ja kansainvälisen liikkuvuuden tiedot
• Opinnäytetyö ja siihen liittyvät tiedot
• Stipendeihin ja apurahoihin liittyvät tiedot
• Valmistumistiedot
• Palautteet sekä ura- ja sijoittumisseurantakyselyt
• Maksullisen koulutuksen asiakkuutta ja maksamista koskevat tiedot
• Sähköisen tenttimisen videovalvontaan liittyvät tiedot
• Digitaalisten palveluiden järjestämiseksi tarvittavat tiedot

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoja (arkaluonteisia tietoja):

• henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin sekä opintojen ja hyvinvoinnin tukemiseen liittyvät tiedot
• opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset (esim. vilpilliseen toimintaan tai kurinpitoon liittyvät päätöstiedot)

Mistä saamme henkilötietosi?

Saamme käsittelyssä tarvittavat tiedot sinulta sekä seuraavista lähteistä:

• Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta hakijarekisteristä (Opintopolku)
• Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta ilmoittautumispalvelusta (OILI)
• Opintoihin liittyvät päivitykset opettajilta
• Ilmoittautumis- ja verkkomaksupalvelun kautta
• Kansainvälisistä hakujärjestelmistä ja ulkomaisista korkeakouluista

Nimi- ja yhteystietoja voidaan päivittää julkisista hakemistoista, kuten väestötietojärjestelmästä tai numeropalvelusta.

Tiedot voivat olla myös ammattikorkeakoulun opiskelijalle tarjoamien IT-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja tai ammattikorkeakoulun käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä tietoja (esim. kameravalvonta).

Kenelle henkilötietojasi luovutetaan?

Luovutamme laissa määrätyissä tapauksissa henkilötietojasi joko suoraan tai valtakunnallisen VIRTA-opintotietopalvelun kautta seuraaville tahoille:

• Opetushallitus
• Opetus- ja kulttuuriministeriö
• Tilastokeskus
• KELA
• VALVIRA
• Työvoimaviranomainen, työttömyyskassa, työllisyysrahasto
• AVOP- ja Uraseurantakyselyt
• YTHS
• EXAM-konsortio (sähköinen tenttiminen)
• Maahanmuuttovirasto, MIGRI (EU-alueen ulkopuoliset opiskelijat)

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa markkinointitarkoituksiin, mikäli olet antanut siihen luvan. Tietojen luovutukset tutkimuskäyttöä varten tapahtuvat aina erillisen tutkimuslupamenettelyn kautta.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä.

Tietojen siirto voi olla tarpeen opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi tai  EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tapahtuvan opiskelijavaihdon tai harjoittelun järjestämiseksi.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA:n ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytysajat määräytyvät lainsäädännön vaatimusten, Kansallisarkiston päätösten ja Vaasan ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Vaasan ammattikorkeakoulun tietojärjestelmissä säilytetään pysyvästi:

• Valintaperusteet
• Opiskelijan yksilöivät tunnistetiedot
• Opiskelijavalinnan oikaisumenettelyyn liittyvät asiakirjatiedot
• Opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto-, opinto- ja tutkintosuoritustiedot, tutkintodistukset
• Läsnä- ja poissaolotiedot
• Opintosuoritusten arvioinnin oikaisumenettelyyn liittyvät tiedot
• Tutkintolautakunnassa käsiteltävät asiat
• Opinnäytetyöstä annetut lausunnot, opiskelijan itsearvioinnit ja arvosanaehdotukset

Opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi Theseus-julkaisuarkistossa.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Huolehdimme henkilötietojesi käsittelyssä aina siitä, että yksityisyyttäsi ei vaaranneta sekä siitä, että tietojasi säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto

• Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
• Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee.
• Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

• Palvelinlaitteiden ylläpidon vastuu on rekisterinpitäjän tietohallinnolla. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille.
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla. Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa?

Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 8.8.2023.