Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevien henkilötietojen käsittely

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, artiklat 13 ja 14)

Kerromme tässä ilmoituksessa, mitä henkilötietojasi keräämme ja miten niitä käsittelemme, kun haet opiskelijaksi Vaasan ammattikorkeakouluun  (tutkinto- tai  jatko-opiskeluun, kansainväliseen opiskelijavaihtoon, erikoistumis- tai täydennyskoulutuksiin, valmentavaan koulutukseen tai  avoimen ammattikorkeakoulun opintoihin).

Mihin henkilötietojesi käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, julkisen vallan käyttö sekä lakisääteisen tehtävän hoitaminen. Osa käsittelystä perustuu lisäksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen (Opintopolku.fi -palvelussa).

Pääasiallisina säädöksinä ovat seuraavat:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
• valtioneuvoston asetus yhteishausta (A293/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• EU:n tietosuoja-asetus (679/2016)

Mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme  henkilötietojasi opiskelijavalinnan toteuttamiseksi.

Varmistamme henkilötietojen käsittelyllä opiskelijoiksi hakevien oikeusturvan ja tasapuolisen valintaprosessin sekä ammattikorkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutumisen.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme opiskelijavalinnan toteuttamiseksi vain tarpeellisia tietoja:

• Hakijatiedot (mm. nimitiedot, henkilötunnus/syntymäaika, oppijan kansallinen tunniste (OID))
• Yhteystiedot
• Koulutustausta
• Työkokemus
• Hakukohteet
• Valintaperusteiden mukaiset tiedot
• Valinnan tulosta koskevat tiedot
• Opiskelupaikan vastaanottotiedot
• Ilmoittautumistieto
• Tietojen luovutusluvat

Opiskelijavalinnan toteuttamiseen saattaa sisältyä lisäksi hakijaa koskevia erityisiä henkilötietoja (arkaluonteisia tietoja):

• Henkilökohtaisiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
• Opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset
• Opiskelijavalinnan oikaisuprosessiin liittyvät tiedot
• Opiskelijaksi hakevan terveydentilaan liittyvät tiedot

Mistä saamme henkilötietosi?

Opiskelijaksi hakevan henkilötiedot ja muut valintaan liittyvät tiedot ovat pääsääntöisesti opiskelijan itse hakuvaiheessa itsestään luovuttamia tietoja.

Tutkintokoulutukseen hakevien  tiedot saadaan kansallisesta opiskelijavalintarekisteristä eli Opetushallituksen vastuulla olevasta Opintopolku-palvelusta. Myös erillishakuun osallistuvien tietoja saadaan Opintopolusta.

Sähköiseen valintakokeeseen osallistuvien henkilöiden tiedot saadaan amk-valintakoejärjestelmästä.

Muuhun koulutukseen (erikoistumis- tai täydennyskoulutuksiin, valmentavaan koulutukseen, kansainväliseen opiskelijavaihtoon,  korkeakoulujen välisiin yhteistyöopintoihin, avoimen ammattikorkeakoulun opintoihin) hakevien opiskelijoiden tietoja saadaan ammattikorkeakoulun omien haku-, verkkomaksu- ja ilmoittautumispalveluiden kautta, kansainvälisistä haku- ja valintajärjestelmistä sekä ulkomaisista korkeakouluista.

Kenelle henkilötietojasi luovutetaan?

Luovutamme opiskelijaksi hakevien henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.

Tietoja luovutetaan:

• Korkeakoulujen valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun
• Anonymisoituja tietoja OPH:n tilastopalveluun (Vipunen) ja hakijoiden taustatietoja Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskukseen (JOTPA)
• Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden tietoja OKM:n KOTA-tiedonkeruuseen

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Tietojen luovuttaminen koskee esimerkiksi seuraavia tapauksia:

• EU:n/ETA:n ulkopuolella toimiviin yhteistyökorkeakouluihin voidaan luovuttaa hakijoiden nimi- ja yhteystietoja hakuprosessin käynnistämiseksi.
• EU:n/ETA:n ulkopuolella toimivasta oppilaitoksesta/korkeakoulusta voidaan tarkistaa hakijan tutkintotodistuksen oikeellisuus.

Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

Vaasan ammattikorkeakoulu noudattaa kerättyjen henkilötietojen säilytysaikojen osalta kansallista lainsäädäntöä, Kansallisarkiston päätöstä sekä ammattikorkeakoulun tiedonohjausuunnitelmassa määriteltyjä säilytysaikoja.

Opiskelijavalinnan päätökset, valintaperusteet, opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot sekä valinnan tuloksen oikaisuun liittyvät henkilötietoja sisältävät päätökset säilytetään pysyvästi.

Opintopolku-palvelun tietoja säilyttää Opetushallitus.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että opiskelijaksi hakevien yksityisyyttä ei vaaranneta ja että tietoja säilytetään aina niin, että lain edellytykset täyttyvät.

Hakijoiden henkilötietoja käsittelevät hakemiseen ja valintaan liittyvissä prosesseissa yksinomaan ne Vaasan ammattikorkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietoihin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa?

Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 9.8.2023.